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Bad Multitasking

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Eines der Hauptziele von Methoden zur fortlaufenden Prozessverbesserung ist es, die Erledigung von Aufgaben effizienter zu machen. Durch die Vereinfachung der Schwerpunktsetzung des Prozesses und durch die Aufgliederung in die Grundbestandteile können Unternehmen Zeit und Ressourcen, die zur Herstellung von Produkten oder Implementierung von Diensten nötig sind, reduzieren. In der heutigen Geschäftswelt wird die Tugend des Multitasking meistens schon als Voraussetzung angesehen. Außerdem wird die Fähigkeit des Multitasking von vielen Unternehmen gefordert. Das Problem beim Multitasking ist jedoch, dass man die Vorbereitungszeit für jeden Aufgabenwechsel berücksichtigen muss, dieses führt zum sog. schlechten Multitasking, da die Leistung der Aufgabenausführung reduziert ist.

Was macht Multitasking so schlecht?

Die Engpasstheorie besagt, dass die Produktivität an einem bestimmten Punkt während eines Prozesses eingeschränkt sein wird. Die Einschränkung muss dann gleich erkannt und ausgeräumt werden, damit die Auswirkung auf die Effizienz Ihres Geschäftsablaufs minimiert werden kann. Schlechtes Multitasking dient als ideale Basis für die Erklärung der Engpasstheorie. Die meisten Personen arbeiten am besten und am wirtschaftlichsten, wenn sie sich jeweils auf nur eine Aufgabe konzentrieren müssen. Der Grund dafür ist, dass man alle geistigen Fähigkeiten für die derzeitige Herausforderung einsetzen kann. Wenn Multitasking stattfindet, wird die mögliche Aufmerksamkeit, die eine Person zur Bearbeitung eines Falls aufbringen kann, für Lösung der einzelnen Probleme mit jeweils nur einem Teil der intellektuellen Fähigkeiten, erfolgen. Wenn mehr als zwei Aufgaben ins Spiel kommen, wird die Konzentration der Person noch weiter beeinträchtigt.

Wie man Multitasking vermeidet

Wenn Sie also eine Initiative zur kontinuierlichen Prozessverbesserung durchführen möchten, sollten sich die Mitglieder Ihres Teams immer nur jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren. Beachten Sie, dass es am effizientesten ist, erst eine Aufgabe zu beenden, bevor die nächsten begonnen werden. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und vergeben Sie keine weiteren Arbeiten während laufender Projekte. Viele Methoden bieten starke Werkzeuge zur Begrenzung von Multitasking: Kanban zeigt das Prinzip der Begrenzung der laufenden Arbeiten, im agilen Verfahren Scrum hat man die sog. "Definition of Done", die eine genaue Definition verwendet, die entscheidet, ob eine Aufgabe wirklich abgeschlossen ist und die Engpasstheorie verwendet Reserven besonders zur Verhinderung von Engpässen durch Multitasking.

Meine persönlichen Erfahrungen

Jeder Aufgabenwechsel kostet Sie in umfangreichen Bereichen wie z. B. Entwicklung oder technischer Planung ca. 15 Minuten Vorbereitungszeit. Wenn Sie an 2-3 Projekten gleichzeitig arbeiten, verringert sich Ihr Effizienzfaktor auf weniger als 50%. Lassen Sie das nicht zu! Konzentrieren Sie sich auf weniger Dinge und bearbeiten Sie diese mit voller Konzentration. Beginnen Sie erst das nächste Projekt, wenn das vorherige komplett abgeschlossen ist. Sie werden am Ende des Tages eine sehr viel höhere Leistungsfähigkeit feststellen.

 
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